| 助川公認会計士事務所 |
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起業と独立を支援 | 08/11/30 |
| 経理書類の整理の仕方と保存期間は？ |
１．請求書・領収書の標準的な保存の仕方
得意先に発行した請求書の控えと仕入先からの請求書の整理は、得意先ごと・仕入先ごとにファイルを作るか、大きめのファイルに得意先ごと・仕入先ごとの仕切りをして整理すると便利です。
また、相手先ごとにまとめた請求書を日付順に並べた上で、取引量が多い相手先はさらに月ごとの仕切りを設けると検索も容易になります。
領収書の整理にはさまざまな方法がありますが、日付順にノートやファイルに貼り付けるというのが標準的な方法です。
また、同じ日付であれば科目ごとに貼り付ければ、さらにわかりやすくなります。また、伝票番号を領収書に記載しておくと後日の検索に重宝します。
２．帳簿・書類の保存の原則
法人税法では、原則として帳簿ならびに取引等に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限から７年間保存するよう求めています。これは、電子商取引を行った場合の電子記録も同様です。
消費税法でも、帳簿・書類は確定申告書の提出期限から７年間保存する必要がありますが、課税仕入にかかる帳簿書類などは６年目および７年目は帳簿または書類等のどちらか一方のみを保存しておけばよいとされています。
なお、帳簿・書類等は紙による保存が原則です。
パソコンで作成した帳簿についても、原則として紙に打ち出したものを保存する必要があります。
３．電子データによる保存
最初から一貫してパソコンを使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、サーバ、ＤＶＤ、ＣＤなどに記録した電子データのまま保存することができます。
電子データによる保存を行うには、行う日の３ヶ月月前までに所轄税務署長に申請書を提出し、承認を受ける必要があります。
