| 助川公認会計士事務所 |
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経営管理 | 04/10/28 |
| ハンコの管理 |
ハンコの管理は万全ですか？ハンコの基礎知識
| ハンコの取扱いがルーズであったために、手形や小切手を勝手に振り出されるという事故が跡を絶ちません。トラブルを招かないように充分注意しましょう。 |
（１）ハンコと印鑑は違う？
日常ハンコのことを印鑑と言ったりしています。しかし正確にはハンコと印鑑は違います。印についての用語を整理すると次のようになります。
印章・・・木・石・象牙・金属などに特定の文字を刻み込んだもので、いわゆるハンコそのもののこと
印影・・・印章によって紙などに押された印の跡のこと
印鑑・・・銀行や官公庁などに届け出た印影のこと
（２）業務に必要なハンコ（印章）の種類
企業の実務に必要な印章として次の４つがあげられます。
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代表者印（実印）
会社を設立して登記する際に登記所に届け出た印のことで、いわゆる会社の実印のことです。印鑑の大きさは、１辺が１㎝を超え３㎝以内の正方形に収まるものとされています。
＜主な用途＞登記申請や重要な契約締結などの際に必要です。また、当座取引の開始や借入れ等の銀行との取引の際にも使われます。法務局に申請すれば、「印鑑証明書」を発行してもらえます。
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銀行印
企業が銀行との当座取引などを行う際に「使用印鑑届」によって届け出た印のことです。銀行取引の都度使用するため、代表者印（実印）とは別のものを使うようにしましょう。
＜主な用途＞当座取引であれば手形や小切手を振り出すときに使用するなど、銀行取引の都度使用します。
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社印
「○○株式会社之印」などと企業名が入った、通常１辺２～３㎝の正方形の印のことです。形状が四角であることから「角印」ともいわれます。
＜主な用途＞外部に対して発行する請求書や領収書の押印に使います。
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その他の印（常用印等）
代表者印や銀行印とは別に、常用印を用意しておくと便利です。
＜主な用途＞通常の取引開始や社会保険の手続きなど、日常業務の中で頻繁に使用します。
（３）実印と認印の違いは？
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実印
個人の場合は、市町村役場にあらかじめ印鑑登録してある印のことをいい、企業の場合は、前述の代表者印のことをいいます。いずれも申請によって印鑑証明書の交付を受けることができ、文書に押した自分の印が「実印」であることの公的な証明となります。
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認印
実印以外の印を通常認印と呼んでいます。公的な証明は受けられませんが、本人が押印したことが証明できれば法律上の効力は実印と何ら変わりありません。だから認印であっても、不用意に取り扱ってはなりません。
（４）押印の違いは？
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訂正印
重要な文書の字句を訂正する際、訂正権限のある者が確かに訂正したことを明確にするために押印するものです。訂正は、訂正個所に２本線を引き、署名者が記名押印等に使用したのと同じ印章で押します。その際、もとの文字が読めるようにしておきます。
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捨印
文書の字句を後日訂正するときのために、あらかじめ欄外に押しておく印のことです。ただし、捨印を悪用して無断で文書の内容を訂正される恐れがありますので注意が必要です。
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割印
原本と写し等のように２つ以上の独立した文書の同一性、関連性を証明するために、２枚の書面にまたがるように１つの印を押すことです。
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契印
数枚からなる同一書類の各頁にまたがらせて押印することで、それらが一連一体の文書であることを証明するために行います。
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消印
収入印紙の再使用を防ぐために印紙と台紙とにまたがって押印することです。印のないときは印紙と台紙両方にかかるようにボールペン等で署名するだけでもかまいません。なお消印がなされていないと過怠税が課せられます。
| ハンコ（印章）の管理についてチェック |
印章の取扱いについて、チェックしてみましょう。
・各印章の保管責任者及び保管場所を決めているか
・ 預金通帳や小切手帳、手形帳と銀行印は別々に保管し、その保管責任者も分けているか
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印鑑登録簿などを作成し印章を管理しているか
＊登録簿には作成した印章の印影、保管責任者、使用範囲を記載し明確にしておきます。
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会社の実印（代表者印）と銀行印は社長自らが保管しているか
＊いずれも重要な印章です。特に社長自ら小切手や手形に銀行印を押印することで、資金の流れも確認できます。
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銀行印の押印は出納直前にしているか
・代理押印制度を設けているか
＊保管責任者が不在のときでも実務が滞らないように代理押印制度を設けておきましょう。代理者が押印する場合、保管責任者の事前承認を得た上で印章代理使用記録簿に使用年月日、使用内容を記録します。
| もしハンコを紛失したり盗まれたりしたときは？ |
代表者印（実印）の場合
登録した法務局に届け出て、紛失した印章の印鑑証明を取れなくした上で「改印届」を出し、紛失した代表者印の効力を失わせます。同時に代表者印が悪用された場合に備えて、所轄の警察署に紛失届または盗難届を出して「紛失届出証明書」または「盗難届出証明書」を取っておきます。
銀行印の場合
銀行に紛失した旨をすぐ連絡し「紛失改印届」を提出します。代表者印と同様に所轄の警察署にも届け出ておきましょう。銀行印と共に通帳や小切手帳・手形帳を紛失等した場合には、すぐに取引銀行に「事故届」を提出するなどの対応をしましょう。
社印及び常用印の場合
所轄の警察署に届を出し、いつ紛失した（盗まれた）かを明らかにしておきましょう。
| 電子認証とは？ |
インターネットを通して取り引きする場合、相手が「本物」であることをお互いに証明するための方法が電子認証です。つまり電子商取引等が安心して行えるように考えられたものです。
電子認証の代表的なやり方として、利用者がお互いに信頼している第三者機関の認証局が発行する認証書（電子認証書）によって相互に確認する方法などがあります。
